Umowa z architektem nie musi mieć formy pisemnej. Często strony pozostają przy umowie ustnej, a architekt jedynie kwituje pobranie zaliczki lub kolejnych części ustalonego wynagrodzenia za poszczególne etapy pracy nad projektem. Niektórzy architekci proponują podpisanie umowy dopiero po zaprezentowaniu wstępnych szkiców projektu lub, gdy są pewni, że proponowane przez nich rozwiązanie nam odpowiada.
Architekci zwykle dysponują wzorami umów, w które są wpisywane zobowiązania stron. Zawsze możemy rozwinąć poszczególne punkty umowy lub dodać do niej różne szczegółowe ustalenia. W umowie powinien być precyzyjnie określony zakres projektu, termin wykonania pracy oraz wynagrodzenie za tę pracę (w tym terminy i system płatności).
Zobowiązania stron
– Architekt zobowiązuje się: opracować projekt budowlany w sposób zgodny z warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu, zgodnie z przepisami, obowiązującymi Polskimi Normami oraz zasadami wiedzy technicznej: zapewnić, w razie potrzeby, udział projektantów innych specjalności (konstruktorów, instalatorów) oraz koordynować wykonywane przez nich projekty; wyjaśniać wątpliwości dotyczące projektu i zawartych w nim rozwiązań.
Architektowi możemy również zlecić uzyskanie opinii i uzgodnień wymaganych do zatwierdzenia projektu budowlanego. Na załatwianie takich spraw architekt musi otrzymać od nas pisemne upoważnienie (architekt nie ponosi kosztów uzgodnień). O opiniach i uzgodnieniach piszemy szerzej w rozdziale „Formalności i dokumenty”.
– Naszym obowiązkiem jest dostarczenie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz aktualnej mapy do celów projektowych, w skali 1:500 (chyba, że załatwienie tych dokumentów zlecimy architektowi). Musimy również przedstawić projektantowi program domu (z listą pomieszczeń i ich przybliżonymi powierzchniami). Program ten (lub zmieniony po pierwszych ustaleniach z architektem) będzie stanowił podstawę określonego w umowie terminu wykonania projektu oraz wynagrodzenia architekta. W umowie powinno być ustalone, kto i w jakim terminie dostarczy wymagane dokumenty.
Do naszych obowiązków należy także regulowanie płatności w terminach i wysokościach ustalonych umową.
Zmiana warunków i zerwanie umowy
– Co się dzieje, jeśli nie akceptujemy koncepcji przedstawionej przez architekta?
Zasadą jest, że projektant musi uzyskać naszą akceptację przedstawionej koncepcji. Jeżeli jej nie zaakceptujemy, jest zobowiązany do zrobienia następnej według naszych wskazówek, w oparciu o ustalony na początku program. Etap opracowywania koncepcji przedłuża się, dopóki architekt nie przedstawi nam takiej koncepcji, która nam się spodoba.
Jeśli nie akceptując koncepcji, wymagamy od architekta opracowania kolejnej, a jednocześnie zmieniamy ustalony wcześniej program lub powierzchnie – łamiemy warunki umowy, architekt ma więc podstawy do zmiany wyceny opracowania.
– Jakie możemy wyciągnąć konsekwencje w stosunku do architekta, który nie wykonał pracy w terminie?
Jeśli w umowie jest ustalony konkretny termin oddania projektu, to powinien być także określony sposób naliczania i wysokość kar za każdy dzień opóźnienia. Może to być np. określony procent od wyceny.
– Czym grozi nieregulowanie przez nas płatności w terminie?
Jeżeli nie wpłacimy (ustalonej umową) kolejnej raty wynagrodzenia, architekt może nie rozpocząć pracy nad następnym etapem projektu lub nie wydać nam dokumentacji. Takie same będą konsekwencje niedostarczenia projektantowi na czas koniecznych dokumentów.
– W jaki sposób strony mogą odstąpić od zawartej umowy?
Tak jak przy każdej umowie, odstąpienie może się odbyć na podstawie ugody. Jeżeli do niej nie dojdzie, każda ze stron może wystąpić do sądu z pozwem o odszkodowanie.
Wszelkie roszczenia wynikające z umowy o dzieło, jakie moglibyśmy mieć w stosunku do projektanta, tracą ważność po upływie 2 lat od dnia przekazania dokumentacji projektowej (zwykle kwitujemy odbiór dokumentacji).
